关于时间管理的思考

时间管理的四个象限

 

 

 

 

 

这是一个提到时间管理特别经典的图(帕累托原则),用两个简单的维度(是否重要,是否紧急)来划分事情,并根据不同的事情来采取不同的应对措施。

网上关于帕累托原则的解读其实非常多了,我来说说我的认识。

理解这些事情,找到自己的方法

重要不紧急 – 要事第一

  • 我希望让大家理解这类事情的重要性,重要到什么程度,你的一生都应为找到这样的事情努力
    • 4月16日,施一公在发表竞聘演讲时表示:“办好西湖大学是我肩上义不容辞的责任。人生为一件大事而来。西湖大学就是我生命中的这件大事,我已经做好准备,毫无保留地付出我的全部心力,以不忘初心、无问西东的务实态度,带着全社会、国家、政府和全体师生员工的重托,使西湖大学成为国家和民族的骄傲。”
  • 你应该将自己大部分的精力投入到这个事情上来,我不想说80%或者60%,但是你一定要从态度上进行转变,永远找到自己生活工作中重要的事情
  • 我们不光要明确应该去做重要的事情,我们还要找到方法去找到和确定重要的事情,并且给自己留出时间来做重要的事情,希望后续的文字对大家有一些帮助

紧急不重要 – 集中时间来处理

  • 例子:
    • 工作时间的电话,微信
    • 财务人员处理大家的报销
    • 对于设计师来说,有个人趴在她的电脑面前说:帮我做个图标吧
    • 房产中介每天要呼出100个电话
  • 不应该投入大量的时间在这样的事情上
  • 客观现实是:每个人也不可避免的要处理一些这样的事情,那么努力提升自己处理这些事情的效率,减少自己花费在这些事情上的精力就是提升人生质量非常重要的手段
  • 是否可以集中时间来处理这样的事情?
    • 在工作时间专心工作一小时,用五分钟休息时间来处理电话,微信等
    • 财务人员会规定每周固定某个下午是处理员工报销的时间
    • 设计师应该告诉需求者:我记下了,当前我手上还有些事情,下午下班前给你。
    • 中介:定期呼出100个电话后,还是要进行重点客户的梳理,跟踪。
  • 是否可以用工具,流程来梳理这些事情?
    • JIRA
    • 流程审批
    • 。。。
  • 是否可以通过技术升级的手段来改善?
  • 我已经做过很多这些事情,做这些事情不能再对我洞察事情有帮助?是否可以交给更低级别的人员来进行,对他们可能还是有帮助的。

不重要不紧急 – 永远不要在这个事情上花时间

  • 我说的很绝对,是的,就是很绝对
  • 可是总有这样的事情,好像也需要做啊,比如:
    • 年底了,我们需要办个年会
    • 好久没有和父母吃饭了
  • 真的是这样吗?
    • 年会这个事情,在年中提出来,显然不够紧急,为什么也说不重要?当前重要的事情是搞好公司业务,万一业务没搞好,公司都撑不到年底,所以不够重要。
      • 可是这样的事情会随着时间的推移而发生性质的转变。
      • 等到了年底,需要通过年会鼓励一下大家,这就变得紧急了。如果对明年业余还有预期,希望大家能够更加团结和投入,这个事情就变得重要了。变化了在开始处理,来得及。
    • 好久没和父母吃饭这个事情为什么会不重要呢?
      • 最近工作太忙了,一直没时间?
      • 在北上广打拼,难得回去一趟?
      • 父母身体还很健康,以后有机会?
      • 找寻自己内心真实的想法,不要为一些理由影响自己对事情的判断
  • 结论是不重要不紧急的事情会发生变化,可能变得紧急,可能变得重要,变化了在处理。更多的可能是这个事情会消失

重要紧急 – 立刻处理,但是要学会安排自己的事情

  • 重要紧急的事情当然要立刻处理,比如:医生的紧急手术,火灾
  • 我们很多人总是让自己处在救火队员的状态:领导交代的事情干不完;下属事情没做好,需要你去弥补
  • 为什么是这样?
    • 真的事情都是重要紧急的吗?不见得,只是你以为重要而已
    • 你在做超出自己的能力非常多的事情
    • 你从没花时间来思考那些事情才是真正重要的事情
    • 从没自己思考过,永远是别人推着你走
  • 人生不会是永远安排好的进行,总有意外,这些意外就是生命最有意思的东西。但是如果你的人生一直是意外,那就停下来思考

重要不紧急 – 回来再看一次

  • 只有对时间有了规划,将自己的时间大量的投入在那些重要不紧急的事情上,重要紧急的事情才不会不断的出来
  • 提升你时间的质量,也是提升生命的质量

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